Aufbewahrungspflicht elektronischer Kontoauszug

Aufbewahrungspflichten für elektronische Kontoauszüge

Banken stellen Kontoauszüge als Alternative zur Papierform häufig auch in elektronischer Form zur Verfügung. Diese Kontoauszüge werden von der Finanzverwaltung regelmäßig anerkannt, und zwar unabhängig vom Datenformat. In Betracht kommen dabei sowohl Bildformate (tif, pdf) als auch maschinell auswertbare Formate (z.B. csv).

Hinsichtlich der Anerkennung von elektronischen Kontoauszügen orientiert sich die Finanzverwaltung an der Anerkennung von elektronischen Rechnungen. Danach ist es erforderlich,

• den Kontoauszug bei Eingang auf seine Richtigkeit zu überprüfen und
• die Prüfung zu dokumentieren und zu protokollieren.

Der elektronische Kontoauszug ist in dieser Form aufzubewahren; die Aufbewahrung eines Ausdrucks reicht nicht aus. Bei einer Betriebsprüfung sind diese elektronischen Belege ggf. dem Prüfer zur Verfügung zu stellen.

Die Finanzverwaltung weist darauf hin, dass die Aufbewahrungspflicht der elektronischen Kontoauszüge grundsätzlich nicht für den „Privatkundenbereich“ gilt, wenn also keine Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten bestehen, insbesondere wenn keine Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft, Gewerbebetrieb oder selbständiger Arbeit vorliegen.