Zuschüsse für Mahlzeiten des Arbeitnehmers

Zuschüsse für unentgeltliche oder verbilligte Mahlzeiten, die Arbeitnehmer von ihrem Arbeitgeber erhalten, sind regelmäßig lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.

Für diese Leistungen gelten allerdings Besonderheiten: Unabhängig vom tatsächlichen Wert der Mahlzeit ist nur ein jährlich festgesetzter sog. amtlicher Sachbezugswert zu versteuern. Dieser Sachbezugswert beträgt im Jahr 2019 für ein Mittag- oder ein Abendessen jeweils 3,30 Euro. Eventuelle Zuzahlungen des Arbeitnehmers mindern den Sachbezugswert.

Der Ansatz des (günstigen) Sachbezugswerts kommt regelmäßig in Betracht für

a) Mahlzeiten, die der Arbeitgeber arbeitstäglich in einer selbst betriebenen Kantine, Gaststätte oder vergleichbaren Einrichtung an Arbeitnehmer abgibt;

b) Leistungen des Arbeitgebers an Mahlzeiten vertreibende Einrichtungen (z.B. Gaststätten), die zur Verbilligung von arbeitstäglichen Mahlzeiten beitragen, wenn der Zuschuss den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigt;

c) die Abgabe von Restaurantschecks/-gutscheinen an Arbeitnehmer zur Einlösung in Gaststätten usw. Voraussetzung für den Ansatz mit dem Sachbezugswert ist, dass der Restaurantscheck einen Wert von 6,40 Euro (für 2019) pro Mahlzeit nicht übersteigt.

d) Barzuschüsse, die der Arbeitgeber – z. B. statt Gutscheinen – ohne vertragliche Beziehung zu einer Annahmestelle an seine Arbeitnehmer für den Erwerb einer arbeitstäglichen Mahlzeit bis zur Höhe von 6,40 Euro pro Mahlzeit leistet.

Steuerbegünstigte Zuschüsse für Mahlzeiten kommen auch für Arbeitnehmer in Betracht, die ihre Tätigkeit in einem Home-Office ausüben oder für Teilzeitkräfte, die nicht mehr als 6 Stunden täglich arbeiten. Die günstigen Sachbezugswerte können nur dann angesetzt werden, wenn nur eine Mahlzeit je Arbeitstag erworben und vom Arbeitgeber bezuschusst wird. Der Erwerb von Mahlzeiten für andere Tage „auf Vorrat“ ist schädlich und führt zum Ansatz entsprechender Zuschüsse als Barlohn mit dem nominalen Wert.

Zum Nachweis dieser Voraussetzungen hat der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer die Tage der Abwesenheit z.B. infolge von Auswärtstätigkeiten, Urlaub oder Krankheit festzustellen und die Ausgabe der Essensmarke bzw. des Zuschusses anzupassen; diese Überprüfung ist dann nicht erforderlich, wenn kein Arbeitnehmer mehr als 15 Zuschüsse monatlich erhält.

Ergibt sich durch die unentgeltliche oder verbilligte Verschaffung von Mahlzeiten ein lohnsteuerpflichtiger Betrag, kann der Arbeitgeber diesen gem. § 40 Abs. 2 EStG mit 25 % pauschal versteuern; in diesem Fall liegt in der Sozialversicherung Beitragsfreiheit vor.